Die E-Mail macht den Schriftverkehr um Einiges leichter und vor allem schneller. Auch Fehler sind im Gegensatz zum Brief leicht auszubessern – was aber kein Grund dafür ist, die Form weniger ernst zu nehmen!
Denn wenn die E-Mail ein formelles Schreiben ersetzt, gelten für sie die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe auch. Dazu gehören eine Anrede wie „Sehr geehrte Frau/Herr“ als auch eine Verabschiedung, standardmäßig „Mit freundlichen Grüßen“. Vollständig ausformulierte Sätze und Groß- und Kleinschreibung gehören selbstverständlich im Gegensatz zu einer SMS auch dazu.
Vom Frustabbau in Form einer E-Mail unter Kollegen wird ebenfalls abgeraten. Die Gefahr ist einfach zu groß, dass die Nachricht in die falschen Hände gerät. Es wäre schließlich nicht das erste Mal, dass im Adressfeld dann die ganze Abteilung steht und nicht nur der Lieblings-Kollege, für den die E-Mail gedacht war. Außerdem werden E-Mails in vielen Unternehmen archiviert und ausgedruckt.
Auf den Adressat achten
Auch der Länge des Verteilers sollte man Beachtung schenken. Schließlich will niemand einen Überfluss an E-Mails erhalten, die ihn dann vielleicht nicht einmal betreffen. Grundsätzlich gilt: E-Mails nur an die Leute versenden, für die die jeweilige Nachricht auch wirklich relevant ist. Und: Diejenigen, von denen eine Antwort erwartet wird, stehen im Adressfeld. Der Rest wird in Kopie gesetzt und liest nur mit.
Die persönliche Ansprache kann sich manchmal als kompliziert erweisen. Der Chef und die älteren Kollegen siezt man, alle anderen werden geduzt. Als Faustregel gilt: Wenn im Verteiler eine Person dabei ist, die gesiezt wird, dann werden in der kompletten E-Mail alle dementsprechend angesprochen. Außerdem zu beachten: Bei der Anrede ist die Reihenfolge hierarchisch – und sind alle auf einer Ebene, geht es nach dem Alphabet.
Eilmeldungen
Für mehr Übersicht im Postfach sorgt die Betreffzeile. Sie erleichtern Ihren Kollegen die Arbeit, indem Sie nicht jede zweite E-Mail mit den Worten „Wichtig!“ oder „Eilig!“ kennzeichnen. In einem solchen Fall fällt eine Priorisierung nämlich unnötig schwer. Wenn etwas wirklich eilig ist, hilft es auch nicht, nach 5min bereits zu fragen, ob der Empfänger die Mail denn schon gelesen hat. Dann lieber gleich das persönliche Gespräch suchen und die Angelegenheit klären. Mit einen Griff zum Telefon oder ein paar Schritten ins Büro nebenan kann man sich in manchen Fällen übrigens auch jede Menge Zeit und Missverständnisse sparen.
Quelle: https://www.sueddeutsche.de/karriere/